Plocha obchodních dopisů je členěna do 5 zákl. pásem:
4. Text dopisu – začíná ve stejné svislici jako odvolací údaje
a věc, tedy 25 mm od levého okraje papíru a končí 10 mm od
pravého okraje. Píše se zpravidla řádkováním č. 1, jen krátké
zprávy nebo osobní dopisy řádkováním č. 1 1/2.
Dopis píšeme precizně a text dělíme do odstavců. Každý
odstavec znamená určitý myšlenkový celek. Odstavec odrážíme 5
prázdnými úhozy a mezi odstavci řádkujeme dvakrát.
Začíná-li dopis oslovením příjemce (Vážený pane), píšeme toto
oslovení ve svislici 25 mm od levého okraje papíru. Mezi věcí
a oslovením vynecháme 3 volné řádky. Za oslovením děláme
zpravidla čárku a pokračujeme malým písmenem. např.:
věc
Nábor nových pracovníků
.
.
.
Vážený pane řediteli,
.
.
na základě našeho předchozího rozhovoru…
Text dopisu končíme vhodným pozdravem, který píšeme jako poslední odstavec. Pokud však tento pozdrav netvoří samostatnou zdvořilostní formuli, stává se součástí poslední větry.
Součástí dopisu je i podpis, který se umísťuje v pravé polovině papíru, asi 3 řádky pod textem. Nejdříve se otiskne hranaté razítko (kulaté se umísťuje do středu papíru), pak se vynechá místo pro vlastnoruční podpis odpovědného pracovníka a pod něj se napíše strojem jeho titul, nezkrácené jméno a příjmení, popř. další řádku ještě funkce. Jestliže dopis podepisují dva pracovníci, je podpis pracovníka funkčně vyššího vlevo.
