5. Doplňkové údaje
– jsou předtištěny v posledním pruhu širokém
1 cm od dolního okraje papíru a tvoří je např.:
číslo telefonu a faxu
IČO popř. DIČO
bankovní spojení
zkrácená adresa pro telegramy
návštěvní dny ap.
Pro hodnocení kvality vyhotovených písemností jsou důležitá dvě
kritéria, a to stránka obsahová (stylistická) a stránka formální,
která spočívá v respektování platných norem. Záměrem pisatele je,
aby dopis působil na adresáta příznivým dojmem. Proto je nezbytné
dodržovat další pravidla.
Důležité údaje dopisu zvýrazňujeme proložením nebo podtržením,
popř. umístěním na střed řádku odděleného od ostatního textu
dvojím řádkováním, nebo kombinací těchto způsobů. Zvýrazňování
užívat střídmě a uváženě.
Pro zlepšování úpravy je vhodné pokud možno zarovnávat i pravý
okraj dopisu. Značku měny je však nutno psát na týž řádek jako
částku, podobně jako titul a jméno jeho nositele.
Při psaní na druhém a dalších listech se musí zajistit jejich
návaznost na list první. Není vhodné, aby poslední řádek končil
rozděleným slovem a stránka prvním řádkem nového odstavce.
Některé (závažnější) dopisy se píší řádkováním 1 1/2, přitom se
řádkové mezery mezi odstavci příslušně zmenší, aby nedocházelo
k přílišnému roztažení textu.
Zvláštní úpravu mají tzv. osobní dopisy vedoucích pracovníků (ČSN
01 6910).
Podepisování písemností : Originály se podepisují perem vždy
plným jménem, kopie mohou být pouze parafovány. Pokud je
písemnost opatřena dvěma podpisy, podepisuje se osoba funkčně
vyšší na straně levé a funkčně nižší na straně pravé.
